スタッフブログ

こんにちは！

カード印刷屋さんとして日々色々なお問い合わせに対応する中で、「社員証を無くした時はどう対処したらいいの？」 という質問を頂くことがあります。

というわけで、今この瞬間ピンチかもしれないあなたのために「社員証を紛失した時にやるべき３つの事」についてここで紹介しますね。

今ではICカードをベースとした社員証も珍しくないですが、ICカード社員証が持つ役割が増えて、便利になればなるほど第三者の手に渡った時に悪用されるリスクも比例して大きくなる、というのも事実。

だからこそ、社員証を紛失した時にリスクを最小限に抑えるために、取るべき対処法について
ICカード社員証を紛失した場合を例に説明していきます。

１．会社（上司・総務部など）に報告する。

まずは何といっても上司・総務部など社員証を管理している担当に報告をしましょう。

その理由は、社員証を入退室管理にも使用している場合、社内で利用しているシステムで紛失したカードでの入退室を拒否することができるからです。
（クレジットカードでも失くしたらスグに使えないようにしてもらうのと同じイメージ）

社員証の紛失はとても報告しづらいですが、後回しにするとそれだけリスクが大きくなるので気合いを入れて正直に紛失した事を報告しましょう。

ちなみに、紛失した家の鍵が悪意あるか誰かの手に渡ったとしてもその鍵がどこの家のものかはすぐにはわからないですが社員証の場合社名や住所が記載されていますので入退室管理に使っていたとしたら「鍵」と「使用場所」がセットで知られてしまうのが怖いところ…。

早めにICカード社員証の利用を停止してもらいたいですね。

２．警察に届ける

警察署や交番で「遺失届出書」を出すのは社内での報告の後でもおおむね問題無い場合が多いです。（会社規則に従ってくださいね）
誰かが落とし物として拾ってくれていれば手元に返ってくる事も期待できますので、既に新しい社員証を再発行してもらっていると途中だとしても、落としたものは悪用を避けるためにも可能な限り回収したいところです。

「利用停止してもらったから、警察に届けるほどでもないかな」

と思うかもしれませんが、社員証を身分証明として使用されれば悪用されるリスクは依然として残ったままですし、気持ちもスッキリしません。

リスクを減らすためにもできることはやっておきましょう。

３．最後の仕上げ

上記の通り対応したら、あとはもう一回身の回りを探してみましょう。

やるべきことをやった後、落ち着いて探したらひょっこりでてきた…なんてこともよくある話ですので、失くす前の行動を思い出しながら冷静にもう一度さがしてみることを強くオススメします。

もし関係各所への報告や手続きをした後に社員証が出てきた場合は、これまた言い出しにくいですが必ず報告しましょう。（恥ずかしいとか思っちゃいけませんよ！）

会社側も、最悪の事態を考えてスピーディに対応する必要がありますので、無事を早く伝える事もあなたの責任ですよ。

ちょっぴり小言を言われるかもしれませんが、逆に「君はセキュリティ意識が高い！素晴らしい！」と、

びっくりな展開もあるかもしれないですよ。

 

社員証の再発行でよくあるお悩み

• 「1枚だけ作り直せるの？」
• 「古いデザインが見つからない…」
• 「急ぎで必要だけど間に合う？」

研美社では、1枚からの社員証再発行にも柔軟に対応可能です。

社員証を紛失しないためにできること

• 社員証ケースやネックストラップの活用
• ICカードロック機能の活用
• 退勤後の社内保管の検討

社員証の再発行をスムーズに行うには？

1. データを探す（IllustratorやExcelの控え）

2. 写真データの準備

3. 発注先に相談

データが見つからない・デザインを忘れてしまった…
そんな時でもご安心ください。研美社では過去のご注文履歴から再作成も可能です。
また、初めての方でもテンプレートで簡単に作成可能！

社員証の再発行・再作成をご希望の方へ

社員証の作成方法・入稿データの準備方法は下記ページでご案内しています！

ベースとなるデザインの作り方（バリアブル印刷）
社員証作成ガイド｜完全データ入稿のご案内

「デザインがわからない」「Canvaで作ったデータしかない」など、
お気軽にご相談ください。1枚からでも発注OKです。

【社員証の再発行・新規作成をご検討中の方へ】

研美社では、社員証の小ロット対応・短納期対応・デザインサポートまで、幅広くご対応可能です。
テンプレートのご用意もありますので、初めての方でも安心してご相談ください

まとめ

いかがでしたでしょうか？
こうして見ると当たり前のことなのですが、パニックになって紛失したことを隠そうとしたり、意地になって探すことに時間をかけたりすると、そのぶんだけリスクを大きくしてしまいます。

少しでも早く「報告する＆届けを出す」 これだけは徹底してくださいね！

社員証を紛失すると心拍数が暴れます。変な汗もでます。

なので本当は紛失しないのが一番良いですが、誰でも紛失しちゃうときはしちゃいます。
だからこそ、もしもの時には以上の内容を思い出して冷静に対処してもらえたらなと思います。

追記

大切なことを追記しておきます。

「社員証失くしちゃったから、そっくりなのを個人的にこっそり発注するぜっ！」

なんて考える方もいらっしゃるようですが、どこの印刷屋さんでもそれは受付けてもらえない事は理解しておきましょう。
（誰でも勝手に社員証作れたらかなりマズイことに…）

万が一、仮に作れたとしてもＩＣカードは持っているだけで使えるものではありません。

ってことで、やっぱり社員証を紛失したら潔く担当者に報告して新しい社員証を発注してもらうしかないって事なんです。

私は社員証を紛失したら色々面倒なことばかりなので絶対失くしたくないです…

お互いに社員証は紛失しないように気を付けましょうね。